Si vous disposez déjà d’un enregistreur audio numérique et que vous en êtes satisfait, cet article ne vous concerne pas (sauf si vous êtes un peu curieux !). Vous envisagez d’externaliser une partie ou totalité du traitement de vos fichiers audio (rapports médicaux, d’expertises, de protocoles …) auprès d’une société spécialisée. Dans ce cas alors, il peut être utile de vous poser les bonnes questions lors de l’acquisition d’un enregistreur numérique ou en d’autres mots, comment bien choisir son « dictaphone » ?
En préambule, est-il nécessaire de rappeler que « dictaphone » est avant tout une marque américaine qui depuis 1907 commercialise des appareils de dictée, mais également des appareils d’écoute spécialement conçu pour permettre à la dactylo ou à l’opératrice de saisie d’écouter et de transcrire les dictés.
Les premiers appareils comportaient un cylindre de cire afin de graver les propos tenus lors de la dictée.
C’est vers les années 1950 que les enregistrements se font alors sur des bandes magnétiques, puis au moyen de cassettes audio et enfin, de microcassettes. Le format des dictaphones évolue également pour « tenir dans le mains », tout en assurant une autonomie de la batterie. L’utilisation du dictaphone n’est plus limitée à un usage de bureau, mais accompagne le prestataire lors de ses missions sur le terrain.
L’externalisation des dictées n’a pas attendu le développement d’Internet et déjà qu’au temps des microcassettes, il était courant d’avoir recours à un prestataire extérieur à l’entreprise à qui l’on confiait la transcription des dictées. Bien naturellement ce prestataire extérieur ne pouvait se trouver à des milliers de kilomètres comme cela peut-être le cas maintenant et sans que cela ne nuise nullement à la collaboration entre les parties.
Le nom « dictaphone » est passé dans le langage courant et signifie au jour d’aujourd’hui « enregistreur numérique vocal ».
Ne dit-on pas « prendre un bic » alors qu’il faudrait plutôt considérer qu’il s’agit d’un stylo bille.
Il y a donc une certaine reconnaissance du nom de la marque qui est devenu par antonomase le synonyme d’enregistreur numérique.
Un grand nombre de marques commercialisent des enregistreurs vocaux au format numérique et des appareils de transcription (à l’usage des opératrices de saisie, des secrétaires, des dactylos experts). Pour ne citer que les principales : Sony, Philips, Olympus, Grundig…
On peut considérer qu’il n’y a pas sur le marché de mauvais enregistreurs vocaux, encore faut-il trouver l’appareil qui réponde à vos besoins afin qu’il vous apporte satisfaction, tout au cours de votre travail entière.
Les critères qui sont à prendre en considération sont : le prix, le type de dictée que vous allez faire, le nombre de dictée que vous souhaitez enregistrer journellement. Il y a également votre capacité d’assimiler un mode d’emploi allant de simple à très complexe.
On peut considérer que pour certains enregistreur vocaux, il faille quasiment un niveau « ingénieur du son », afin de pouvoir exploiter valablement toutes les fonctions offertes par ce type d’appareil.
La première question qui doit déterminer ou du moins vous guider dans votre choix est : que vais-je faire de mon enregistreur vocal ? Enregistrer bien évidemment, mais si cela parait tellement évident, il faut considérer qu’enregistrer les propos tenus lors d’une réunion médicale, d’une conférence ne requiert pas nécessairement les mêmes caractéristiques techniques, que d’enregistrer des notes, des comptes rendus médicaux !
En effet, considérant le professionnel de la santé qui dicte « bien au calme dans son cabinet » un rapport médical, une expertise, un courrier, il ne sera pas soumis, ou du moins son enregistreur vocal, aux mêmes contraintes que l’expert immobilier effectuant un état des lieux sur le terrain, sur chantier …
Des possibilités de réglages à ce niveau sont donc très importantes à prendre en considération pour le choix d’un appareil qui réponde à vos attentes.
La qualité du son est importante car elle va conditionner la qualité du travail de transcription que l’opératrice ou le transcripteur médical externalisé effectuera, n’est pas le seul critère à prendre en considération.
Si vos dictées revêtent un caractère confidentiel, comme dans le cadre de l’enregistrement de propos médicaux, il semble souhaitable de s’orienter vers des appareils proposant un cryptage de vos fichiers audio (vos dictées).
C’est aussi un autre élément à absolument prendre en considération lors du choix de votre enregistreur numérique. Lorsque vous dictez principalement au départ de votre cabinet médical, centre hospitalier, laboratoire médical… en d’autres termes au départ de votre bureau, vous aurez toujours la possibilité de recharger facilement votre appareil en cours de journée. Par contre si vous travaillez hors du bureau et que vous procédez à de multiples enregistrements tout au long de votre journée, il est bien utile de vous préoccuper de la durée d’utilisation de l’appareil lors de l’achat et/ou des possibilités de le recharger au départ du 12 volts de votre véhicule.
Il s’agit également d’un critère à ne pas négliger, mais à ne pas surévaluer non plus. Si vous ne dictez que quelques notes pas jour, ce n’est sans doute pas nécessaire d’investir dans un appareil vous assurant plusieurs heures d’enregistrement… Par contre, vous retrouver avec « la mémoire pleine » de votre appareil en plein travail n’est pas la chose la plus agréable qui puisse vous arriver !
Certains appareils proposent d’augmenter la capacité de mémoire par l’ajout d’une carte mémoire supplémentaire ou de plus grande capacité que celle fournie d’origine avec l’enregistreur (comme vous pouvez le faire avec certains GSM et/ou appareil vidéo/photo).
L’on constate lors d’un comparatif entre les différents enregistreurs vocaux, que tous ne travaillent pas sur le même format de fichier audio. Pour citer un format connu de tous, le MP3 et un moins connu le DSS. Chaque format audio a ses avantages et ses inconvénients. Il y a lieu de choisir un enregistreur vocal dont le format audio utilisé va avoir un bon rendu sonore pour le travail que vous faites. Est-il nécessaire de rappeler que l’enregistrement de vos dictées, qu’il s’agisse de protocoles médicaux, d’expertises médicales, de courrier … n’est qu’une étape dans l’obtention d’un document écrit, généralement au format Word, qui sera transcrit par un ou une opératrice de saisie.
Si l’enregistreur vocal enregistre « tout et n’importe quoi » c’est-à-dire aussi bien votre voix que les bruits de la rue, sans en faire la moindre distinction, ni apporter le moindre filtre sonore, lors de la transcription de ce fichier audio en document texte, vous risquez de vous retrouver avec des passages « inaudibles » ou « incertains » étant le fait de la mauvaise qualité audio de l’enregistrement.
C’est en quelque sorte le « poids du fichier », qui est aussi à prendre en considération. D’une part, un fichier « lourd » va plus rapidement saturer la mémoire de votre appareil (surtout si elle est déjà d’une capacité moindre), mais également il faut envisager de transmettre ce fichier à votre transcriptrice ou transcripteur médical externalisé.
Reste à prendre en considération un élément qui n’est pas des moindre, à savoir la prise en main de l’appareil et la bonne utilisation de ses différentes fonctions. D’une approche un peu humoristique, on serait en droit de se demander si pour certains appareils, l’impression du mode d’emploi n’est pas plus onéreuse que la fabrication de l’appareil en lui-même !
D’une utilisation très simple, à très complexe, reste à savoir votre capacité et votre bonne volonté d’étudier un manuel d’utilisation de plusieurs dizaines de pages avant de pouvoir utiliser ou du moins d’exploiter pleinement tout ce que ce petit bijou de technologie a à vous offrir.
Cela ne semble pas être un facteur déterminant dans le choix, en sachant que l’on retrouve déjà des enregistreurs vocaux à moins de 50 euros et que le prix moyen va osciller autour des 200 à 300 €. Le dictaphone que vous allez acquérir, même à petit prix, vous permettra d’enregistrer vos informations et de les confier pour la transcription à une agence de transcription ou un prestataire spécialisé en externalisation transcription médicale.
Ce petit tour d’horizon ne serait sans doute pas complet sans évoquer la possibilité d’utiliser la fonction « enregistreur vocal » qui est reprise sur la quasi-totalité des Smartphones.
Chacun verra en fonction de ses besoins, mais l’on peut considérer que l’enregistreur vocal que l’on retrouve au sein d’un Smartphone est l’équivalent d’un enregistreur vocal numérique en mode basique.
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