La transcription des entretiens d’embauche dans le secteur de la santé est-elle permise ?

Avant d’enregistrer un entretien d’embauche, il est essentiel de faire un point sur le cadre légal. En France comme en Belgique, l’enregistrement audio ou vidéo d’un entretien dans le secteur médical est autorisé à condition d’avoir obtenu le consentement clair du candidat. Cette règle s’applique quel que soit le format de l’entretien mené : en ligne, en présentiel ou par téléphone.

Le candidat doit être informé en amont :

• de la finalité de l’enregistrement (par exemple : faciliter l’analyse, conserver une trace des échanges)
• de la durée de conservation du fichier au format audio
• et des personnes qui y auront accès (équipes de recrutement, direction…)

Dans un environnement où la confidentialité des données est fortement exigeante, en particulier dans les établissements de santé, la protection des informations échangées lors des interviews est primordiale. Il convient donc de traiter la transcription d’un entretien avec la même rigueur que les dossiers médicaux.

Quels sont les avantages d’enregistrer et transcrire les entretiens ?

Transcrire un entretien d’embauche dans le secteur médical présente de nombreux bénéfices concrets. Cela concerne autant les recruteurs comme la structure de soins dans son ensemble.

Une solution permettant de mieux évaluer les candidats

Pendant un entretien, il est parfois difficile de tout retenir. L’enregistrement audio, suivi d’une transcription fiable, permet de revenir précisément sur les réponses du candidat. Cela évite les erreurs d’interprétation et facilite l’analyse de ses compétences, de son discours, de son comportement.

Un gain de temps pour les recruteurs

Plutôt que de prendre des notes à la volée, votre équipe et vous pouvez vous concentrer sur l’échange. Grâce à la transcription audio, les propos sont ensuite consultables sous forme de documents écrits, faciles à partager et à relire. Cela améliore la productivité, réduit la durée de recrutement et accélère la prise de décision.

Une collaboration plus efficace au sein de l’équipe de recrutement

Tous les membres de la direction ou du service RH de l’établissement de santé peuvent relire la transcription des entretiens d’embauche, sans devoir assister à tous les entretiens. Cela permet une discussion plus objective, fondée sur des éléments concrets.

Un suivi rigoureux du processus de recrutement

La retranscription d’un entretien offre une traçabilité des informations échangées, notamment en cas de litige ou pour justifier certains choix. C’est aussi un bon processus pour comparer les profils ou vérifier l’évolution d’un candidat entre deux entretiens.

Une solution adaptée aux différents types d’entretiens

Qu’il s’agisse d’un entretien physique ou d’un entretien en ligne, la transcription d’une interview peut s’appliquer à tous les formats. Elle s’intègre facilement dans une stratégie RH moderne.

Astuces et conseils pour des transcriptions efficaces

Réaliser la transcription des entretiens d’embauche dans le secteur de la santé demande un minimum d’organisation. Voici quelques conseils pour une qualité optimale de vos documents transcrits : 

S’équiper correctement

Pour le cas d’un entretien physique, optez pour un microphone de bonne qualité et un environnement calme afin de garantir un enregistrement audio clair. Cela facilitera la conversion des fichiers audio en texte. Pour les entretiens en ligne, assurez-vous que le logiciel capte efficacement chaque parole échangé.

Obtenir le consentement formel du candidat

Comme mentionné plus haut, le consentement du candidat est indispensable. Il peut être recueilli par écrit ou à l’oral, mais il doit être documenté. Pensez à bien expliquer la finalité de la transcription dès le début de l’entretien.

Choisir le bon mode de transcription

La transcription automatique est rapide et économique. Cependant, elle peut comporter des erreurs, surtout si le vocabulaire est technique ou si l’enregistrement est de mauvaise qualité.
La transcription manuelle, réalisée par un professionnel, est plus fiable et permet une correction des incohérences ou des imprécisions de langage.

Dans le secteur médical, où les termes spécifiques sont fréquents, une transcription manuelle est souvent préférable.

Faire appel à un prestataire spécialisé

Pour garantir une transcription d’entretien rigoureuse, il peut être judicieux de confier cette tâche à un transcripteur médical expérimenté, habitué au secteur de la santé. Il saura respecter la confidentialité des informations échangées et livrer des transcriptions professionnelles, prêtes à l’usage.