POUR QUELLES RAISONS CAPTURER SES RÉUNIONS MÉDICALES VIRTUELLES ?

Les réunions virtuelles ont transformé la manière dont les professionnels de santé collaborent et communiquent. Cependant, leur format peut poser certains défis : perte d’informations, difficulté à suivre les discussions en temps réel, ou encore, manque de documentation formelle.

Conserver une trace fidèle des échanges

L’enregistrement de vos réunions en ligne garantit que chaque détail discuté soit capturé. Cela est particulièrement primordial pour :

• Les discussions médicales complexes entre spécialistes ;
• La gestion des dossiers, notamment des comptes-rendus médicaux, où des décisions importantes peuvent être prises ;
• Les échanges denses en contenu technique.

Ainsi, il n’y a aucun risque d’oublier certains détails des réunions en ligne.

Faciliter la collaboration médicale

Les captures de réunions médicales virtuelles permettent de partager des informations claires avec tous les participants. Cela renforce la collaboration virtuelle, surtout dans des contextes où les équipes de soins sont dispersées géographiquement.

Optimiser la gestion du temps et la productivité

Plutôt que de prendre des notes manuelles, les participants peuvent se concentrer sur la discussion en sachant qu’ils disposeront d’un compte rendu précis grâce à l’enregistrement. Cela contribue à une meilleure gestion du temps et à une productivité accrue.

QUELS TYPES DE RÉUNIONS VIRTUELLES MÉDICALES ENREGISTRER ?

Les réunions organisées dans le cadre de la téléconsultation, de la formation médicale continue ou pour une collaboration médicale entre équipes sont toutes concernées par cette méthode d’enregistrement. 

Formation médicale continue

En enregistrant et transcrivant vos réunions en ligne, vous avez la possibilité de revoir les contenus à l’avenir. Vous pouvez aussi approfondir certains sujets ou partager les connaissances avec votre équipe.

Téléconsultations et suivi des patients

L’utilisation de l’enregistrement audio ou l’enregistrement vidéo pour une téléconsultation permet d’intégrer directement les informations dans le dossier médical, garantissant un suivi précis.

Réunions de coordination entre équipes

Dans le cadre d’une collaboration médicale entre différents spécialistes, l’enregistrement d’une réunion en ligne assure que chacun dispose des mêmes informations. De cette façon, chaque participant peut contribuer efficacement à la prise de décision.

COMMENT ENREGISTRER UNE RÉUNION VIRTUELLE ?

Voici tout ce qu’il faudrait savoir concernant l’enregistrement de vos réunions médicales en ligne.

Choisir le bon outil numérique

Pour enregistrer vos réunions virtuelles, privilégiez des plateformes reconnues pour leur fiabilité et leur simplicité d’utilisation. Parmi les options populaires, il y a :

• Teams : idéal pour les réunions d’équipe, permettant d’enregistrer facilement dans le cloud ;
• Zoom : offrant des fonctionnalités avancées comme l’enregistrement local ou sur le cloud, avec des options de transcription automatique ;
• Google Meet : pratique pour des discussions rapides, avec une fonction d’enregistrement intégrée (pour les comptes premium).

Chaque outil de communication a ses points forts et ses limites. Il convient d’en choisir un selon ses besoins et surtout ses préférences.

Les étapes clés pour enregistrer efficacement

1. Obtenir l’autorisation des participants : Assurez-vous que tous les participants donnent leur accord pour l’enregistrement, conformément aux réglementations en vigueur.
2. Configurer l’outil d’enregistrement : Vérifiez que la fonction est activée avant le début de la réunion.
3. Vérifier la qualité audio et vidéo : Utilisez un microphone et une caméra de qualité pour un rendu optimal.
4. Sauvegarder l’enregistrement : Stockez-le de manière sécurisée pour protéger les données confidentielles.

Astuce : Comment enregistrer une réunion sur Teams ou Zoom ?

• Sur Teams, cliquez sur le menu « Plus d’options » (trois points) et sélectionnez « Commencer l’enregistrement ».
• Sur Zoom, appuyez sur « Enregistrer » dans le panneau inférieur de l’écran.

LA TRANSCRIPTION AUDIO : CLÉ POUR VALORISER VOS ÉCHANGES

L’enregistrement seul est utile, mais avec une transcription, il se transforme en un document exploitable et pratique.

Avantages de la transcription de réunions virtuelles médicales

Ci-dessous les bonnes raisons pour lesquelles convertir ses comptes-rendus de réunions virtuelles en texte : 

• Simplification des comptes rendus : Avec une transcription de réunion, vous disposez d’un texte clair et structuré, idéal pour les rapports ou les présentations.
• Utilisation dans le dossier médical : La transcription peut être intégrée directement aux documents officiels, renforçant la traçabilité de ces derniers.
• Facilitation des recherches futures : Les mots-clés spécifiques ou les concepts importants peuvent être rapidement identifiés.

Ainsi, la saisie de vos comptes-rendus de réunions pourrait vous être d’une grande aide dans votre quotidien professionnel.

Les types de transcription adaptés aux réunions médicales

En termes de mode de transcription médicale, vous avez trois grandes options possibles, à savoir : 

• Transcription verbatim : capturant chaque mot, utile pour les discussions détaillées ;
• Transcription résumée : fournissant un aperçu condensé, parfait pour les comptes rendus rapides ;
• Transcription certifiée : recommandée lorsque des informations critiques doivent être authentifiées.

Le choix du mode de transcription dépend donc, en partie, de vos besoins et de chaque situation.

TRANSCRIRE VOS RÉUNIONS : MÉTHODES ET OUTILS

Une fois l’enregistrement terminé, la transcription audio peut avoir lieu, afin de transformer les échanges en documents exploitables. Voici les options disponibles :

Transcription automatique

De nombreux outils numériques, comme Otter.ai ou les fonctionnalités intégrées de Teams, proposent une transcription automatique. Cependant, leur précision peut varier, surtout dans un contexte médical où les termes techniques sont nombreux.

Transcription manuelle ou professionnelle

Pour une transcription d’une réunion Teams ou Zoom, faire appel à un prestataire de service professionnel garantit une grande fiabilité. Ces services assurent une transcription verbatim, idéale pour un compte rendu détaillé ou pour enrichir un dossier médical.

Astuces pour réussir ses transcriptions de réunions virtuelles

• Préparer l’audio : Utilisez des microphones de qualité pour capturer les voix avec clarté.
• Limiter les interruptions : Une réunion bien structurée facilite la transcription et réduit les ambiguïtés.

RESPECTER LA CONFIDENTIALITÉ ET LA PROTECTION DES DONNÉES ÉCHANGÉES LORS DES RÉUNIONS 

Vous savez certainement que dans le secteur médical, le respect de la confidentialité des informations médicales et des normes de conformité est essentiel. Voici quelques conseils pratiques à ce propos : 

• Utiliser des plateformes sécurisées : Privilégiez des outils conformes aux normes européennes RGPD ou équivalentes.
• Crypter vos informations : Les enregistrements et les transcriptions doivent être protégés par un cryptage robuste.
• Imposer une limite d’accès : Seuls les participants autorisés doivent pouvoir accéder aux fichiers enregistrés ou transcrits.

Avec ces astuces, vous pourrez être sûr d’éviter tout risque de fuite de données sensibles

Conclusion

Que ce soit pour des réunions virtuelles, des téléconsultations ou des formations, enregistrer et transcrire ses échanges représente une solution indispensable pour les professionnels de santé. Pour ce faire, il faudrait des outils adaptés et des pratiques respectant les normes de protection des données. Ces méthodes favorisent une meilleure gestion du temps, une collaboration accrue et un suivi optimal des dossiers médicaux.