Les différents types de transcription

Pourquoi contacter une agence de transcription audio ?

Sommaire

Que fait une agence de transcription audio ?

La première question à se poser est de savoir tout d’abord ce que fait exactement une agence de transcription audio et en quoi elle se différencie par rapport à une secrétaire employée ou une secrétaire indépendante.

Faire appel à une société ou à une personne extérieure à l’entreprise consiste à externaliser toute ou partie de son travail et ce pour différentes raisons. Le coût, la disponibilité, la compétence pour ne citer que les principales.

Selon la taille de l’entreprise ou de l’activité menée en libéral, on pourra retrouver comme tâches couramment externalisées la comptabilité, le service juridique, le secrétariat social qui sont des domaines qui requièrent des connaissances qui ne sont pas toujours maîtrisées au sein de l’entreprise ou par le professionnel indépendant.

La dactylographie et plus généralement la transcription audio, il faut entendre là, la conversion d’une dictée en document écrit, généralement au format Word n’échappe nullement aux tâches qu’il est possible, voire souhaitable d’externaliser auprès de personnes ou de sociétés spécialisées, comme Dactylomed.

Plus particulièrement et c’est ce qui nous intéresse ici, le professionnel de la santé, médecin spécialiste, centre de diagnostic… sont amenés à établir journellement des comptes-rendus médicaux, des rapports d’expertises, des protocoles … qui sont généralement dictés au moyen de ce que l’on nomme « dictaphone » mais qu’il faudrait plus justement appeler « enregistreur numérique ».

Partant du principe que les paroles s’envolent et que les écrits restent, il est bien nécessaire de prévoir la conversion du fichier audio (en quelque sorte la dictée réalisée par le professionnel de la santé) en un format écrit qui se présentera sous forme de rapport médical. Ce document sera généralement rédigé, comme nous l’avons évoqué, au format word et selon le respect des consignes de mise en page, délivrées par le client. Au sein d’une société de transcription médicale comme Dactylomed, ce travail de saisie audio sera réalisé par un opérateur ou opératrice de saisie, dont le travail consistera à transcrire les propos tenus (format audio) vers un document écrit.

Gagnez du temps en externalisant vos transcriptions audio

Ce travail de dactylographie, bien nécessaire, est pourtant très chronophage.

La retranscription d’un fichier audio peut se décomposer de la manière suivante :

Tout d’abord l’opérateur ou l’opératrice de saisie, va effectuer la dactylographie de la dictée. Cette saisie du fichier audio sera faite en veillant à reproduire de la manière la plus fidèle les propos tenus, et en veillant également à saisir le document sous la forme habituelle (mise en page) attribuée à ce type dossier.

En effet, un compte-rendu médical ne sera sans doute pas saisi de la même manière qu’une expertise ou un courrier rédigé à l’attention d’un confrère.

Au sein de la société Dactylomed, le travail de saisie ne s’arrête pas une fois que le document est au format Word. Dans un souci permanent de qualité et de satisfaction des clients, la personne ayant eu en charge la dactylographie du document va effectuer une première relecture personnelle. Document qui sera alors transmis à un « contrôleur de qualité » qui effectuera une ultime vérification avant livraison finale au client.

Les étapes de productions sont donc longues et requièrent à la fois du personnel en nombre suffisant, mais tout autant apte à traiter des dictées à caractère médical.

La secrétaire employée au sein d’un cabinet médical et/ou institution de soins représente à la fois un investissement financier non négligeable en termes de salaire mais est avant tout une personne indispensable, par les multiples tâches qu’elle accomplit au sein du « cabinet médical » à prendre au sens le plus large.

Sans nul doute, la secrétaire participe activement au développement de l’activité et au bien-être des patients. Elle fait face, durant sa journée à de multiples tâches, comme la prise de rdv, l’accueil des patients, la gestion des dossiers, le suivi de  commandes …

Sachant que la dactylographie de la correspondance médicale, des rapports médicaux, des expertises est une mission qui généralement lui incombe également, on pourra regretter que celle-ci passe une grande partie de son temps à dactylographier, sans nul doute au détriment d’autres missions que seule elle peut assurer.

S’il y a bien un travail qui peut s’externaliser facilement, c’est la transcription audio, pour autant que le partenaire en charge de cette mission assure pleinement ses engagements, qui sont généralement : la compétence, le respect des délais, la discrétion absolue, la disponibilité et un rapport qualité/prix valorisant pour les deux intervenants.

Dactylomed, département spécialisé dans la saisie de documents médicaux, se positionne en tant que partenaire privilégié en apportant au corps médical une solution de dactylographie simple et efficace.

10.000 km vous sépare de Dactylomed, mais uniquement 1 h (ou 2 heures en hiver) de décalage horaire. Votre partenaire répond toujours présent lorsque vous avez besoin de lui.

Certains se souviennent peut-être du temps « des petites cassettes » qu’il fallait porter à la secrétaire, à l’autre bout de la ville ! Cela prenait du temps, de l’argent et pourtant bon nombres d’entre vous le faisaient à l’époque.

Envoyer 24h/24 votre dictée, sans frais, instantanément, c’est devenu tellement évident. La distance n’est plus un obstacle à l’externalisation.

Dactylomed se veut proche de vous, que ce soit par mail, appel téléphonique, vidéo-réunion et même l’organisation de rencontres en Belgique (et le Nord de la France) lors de séjours en Belgique du responsable du département médical.

Reste bien évidemment à aborder, pour être complet, la possibilité de confier vos dictées à une secrétaire indépendante résidant en Belgique ou en France.

Cette personne de confiance devra vous apporter les mêmes critères de satisfaction que ceux mis à votre disposition par Dactylomed.

Pour faire simple, si la secrétaire effectue très bien son travail (ce que l’on ne doute pas) elle aura beaucoup de missions donc sera très vite débordée ou ses délais de livraison vous s’allonger, ce qui n’est pas toujours compatible avec la nature même du rapport médical qui doit être transmis à un confrère, un patient … dans des délais raisonnables.

Il est bien légitime aussi que la secrétaire indépendante prenne des congés, qu’elle puisse être indisponible pour l’une ou l’autre raison. Vos dictées sont donc en quelque sorte prises en « otage » et vous n’avez d’autre choix que d’attendre son retour ou de recherche une « remplaçante temporaire ».

Faire appel à une société de saisie audio, qui propose un département médical, c’est vous assurer une tranquillité 365 jours par an. Dactylomed met à votre service une équipe polyvalente (dactylos, relecteurs, gestionnaires du planning) sans que vous ayez à vous préoccuper des horaires, des congés, des maladies. Autre avantage, vous ne payez que pour ce que vous dictez. Pas de forfait minimum, pas de contrat, pas d’engagement.

On ne pense pas à sa roue de secours, mais quand on en a besoin, on est bien content qu’elle soit là !

Votre organisation, votre volume de travail, ou toutes autres raisons, font que vous gérez très bien le département dactylographie au sein de votre cabinet, de votre centre médical, il n’y a donc pas lieu de changer… mais savoir que vous pouvez compter sur un partenaire comme Dactylomed afin de prendre le relais le temps nécessaire, est une assurance qui n’est pas à négliger.

Que vous preniez à tête reposée la décision d’externaliser en tout ou en partie la transcription de vos dictées, vous rencontrez au sein de Dactylomed une équipe réactive et à l’écoute de vos besoins.

Simple et efficace : en moins d’une heure Dactylomed par l’intermédiaire de son directeur commercial vous présente une offre de prix personnalisée, prend acte de vos différents modèles, en informe la production et la collaboration peut commencer avec un minimum de tracas pour un maximum d’efficacité.

Cette réactivité est d’autant plus appréciée lorsque vous êtes confronté à un « contretemps » mettant en retard la prise en charge de vos dictées.

Reste peut-être la tentation de se tourner vers l’Intelligence Artificielle pour réaliser la transcription des dictées. Dans l’absolu, c’est peut-être tentant, pas de charge de personnel, ne pas devoir recourir à une secrétaire indépendante ou à une société externalisée… juste un ordinateur pourvu du programme adéquat.

Si on ne peut nier l’implication de l’A.I dans la vie courante et les progrès réalisés dans ce domaine, il est, à l’heure actuelle, utopique de confier la transcription des dictées à caractère médical tout en espérant y retrouver un haut degré de qualité.

Au sein de Dactylomed, ce sont des hommes et des femmes, expérimentés mais également dévoués qui prennent en charge la transcription de vos dictées afin de vous garantir la délivrance d’un document irréprochable.

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