Les documents qui sont traités dans le domaine médical, qu’il s’agisse des données du patient, du résultat de ses analyses ou de ses examens mais tout autant des travaux de recherche doivent être gérés dans le plus strict respect de la confidentialité.
Si cela parait bien évident qu’il n’y a pas lieu de divulguer ce type d’information, il semble néanmoins essentiel de définir des procédures de traitement des dites données afin d’éviter tout risque « d’indiscrétion ».
Lorsqu’un prestataire médical, pris au sens le plus large, qu’il s’agisse d’un médecin spécialiste, d’un centre de diagnostic, d’une clinique, d’un hôpital confie tout ou partie de données à transcrire à une société externalisée, il doit être informé sur les procédures mises en place afin de garantir la confidentialité des données traitées.
Au sein d’une société externalisée comme Dactylomed qui assure la prise en charge de la dactylographie de courriers médicaux, de rapports, d’expertises … une procédure de traitement de ces données a été mise en place après une mure réflexion et concertation avec les différents intervenants, qu’il s’agisse des opératrices de saisie, du service de la relecture/validation tout comme le planning ayant en charge la gestion du flux des dossiers.
Faire signer un engagement de confidentialité est certes essentiel mais ne peut suffire à lui-même. On pourrait considérer que l’engagement de confidentialité qui est signé par l’ensemble du personnel travaillant au sein de Dactylomed est comme une barrière de sécurité dans un virage. Elle protège l’automobiliste de l’accident. Le but ultime de la barrière de sécurité c’est qu’elle ne doive pas servir, donc pour cela, il faut que le conducteur maîtrise son véhicule.
Afin de garantir la confidentialité lors du traitement des données médicales, il faut impérativement que l’engagement de confidentialité ne puisse être transgressé. La sanction prévue en cas de non-respect de cette confidentialité ne peut à elle seule garantir l’application de la règle de la confidentialité du traitement des données.
Il y a lieu de s’interroger sur les motivations ou les causes qui rendent possible la fuite de données confidentielles dans le cadre de la dactylographie des informations médicales.
Au sein de la société Dactylomed qui fait partie du Groupe Raznor Services qui est actif dans le traitement des données depuis de nombreuses années et donc le partenaire de confiance d’indépendants, de professions libérales, d’entreprises, le personnel est amené à traiter, dans le cadre médical, deux types de données :
Tout d’abord les données de patients qui sont le fait de consultations spécialisées, de comptes-rendus médicaux, d’analyses, d’expertises, d’échange de correspondance … qui demandent un travail de transcription, de dactylographie afin de pouvoir remettre un document Word dactylographié reprenant les propos dictés.
L’équipe de Dactylomed est également amenée à traiter des informations qui sont d’une manière plus globale orientée vers la recherche. Ces informations sont moins « nominatives » mais requièrent tout autant un traitement confidentiel car elles sont la propriété intellectuelle de leurs auteurs.
Dans le cadre du traitement des données du patient, le risque d’indiscrétion est généralement le fait que l’on puisse connaître ou avoir un lien de quelque nature que ce soit avec la personne dont on traite les données médicales.
Le fait d’externaliser les données traitées limite déjà le lien éventuel que peut avoir la personne qui gère les données (le service dactylo, le service relecteur) avec le patient. La proximité, inévitablement augmente ce risque que nous qualifions de « lien ».
Externaliser n’est que le fait de confier à une personne ou à un service extérieur à l’entreprise, une partie des tâches qui ne sont donc pas réalisée au sein même de l’entreprise.
Si externaliser limite déjà le risque qualifié de « lien » il n’en demeure pas moins que confier le traitement des données des patients à un prestataire qui est «proche » comme dans la même ville, ne peut réduire à « zéro » le risque de « lien ».
L’équipe de Dactylomed se trouve à 10.000 km et même si la distance ne compte plus dans le travail externalisé, on peut raisonnablement estimer à « zéro » le risque de « lien ». Le personnel ayant en charge le traitement des données ne peut connaître les patients, ne peut avoir aucun lien avec ceux-ci et donc traite les données sans le moindre attachement.
Le fait du facteur « lien » à zéro n’est pas en soi suffisant pour garantir le strict respect de ce fondamental qu’est la confidentialité.
Si une personne en régime alimentaire déclare fièrement ne pas avoir mangé de pâtisserie alors qu’il n’y en a pas dans le frigo, c’est déjà bien … mais si elle adopte le même comportement alors qu’il y a justement un délicieux gâteau dans le frigo, c’est beaucoup mieux, car il y a de sa part une véritable prise de conscience.
Il en est de même au niveau de la confidentialité lors du traitement des données. Il est important que toute l’équipe ayant en charge les données ait pris conscience de l’importance de la confidentialité et que même si l’un ou l’autre membre de l’équipe (opératrice de saisie, service relecture/validation, dispatching) devait connaître la personne dont les données sont traitées ait à cœur de respecter cette confidentialité, pas par la peur de la sanction, mais car il a bien assimilé que la confidentialité est essentielle et doit s’appliquer dans toutes les circonstances.
Une rotation trop importante du personnel est d’une manière générale à éviter car elle ne permet pas, pour ce qui concerne la confidentialité, d’inculquer cette notion fondamentale et de veiller à son application.
Une équipe qui a l’habitude de travailler ensemble et qui est soudée aura à cœur de défendre de telles valeurs que la qualité du travail, la satisfaction du client, le respect du caractère confidentiel des données. Le personnel au sein de Dactylomed est honoré de la confiance que lui fait le milieu médical en lui permettant d’avoir à traiter des données confidentielles et couvertes par le secret médical.
La stabilité du personnel, qui est un facteur essentiel, n’est pas le fait du hasard mais bien plus d’une politique au sein des différentes entités du Groupe Raznor Services, de garantir au personnel un salaire correct, des motivations financières mais également un cadre de travail agréable et épanouissant.
Il s’agit là d’une volonté de la direction du Groupe, que l’on retrouve au sein de Dactylomed mais qui ne peut être rendue possible que par la motivation des clients de travailler avec une société qui place l’humain et la qualité du travail au même niveau.
La société est également amenée à traiter d’autres données, toujours dans le domaine médical, mais s’orientant plus vers des travaux de recherches, des mémoires de fin d’études, des articles à paraitre dans des publications médicales…
Lors du traitement de ces données, le facteur « lien » est généralement nul, puisqu’il s’agit plus d’informations non nominatives, ceci étant, l’application de la confidentialité lors du traitement de ces données est toujours d’application.
Il faut considérer que le personnel ayant en charge et de manière alternative, soit du traitement de données « patients » ou de données « recherche » adoptera, dans les deux cas, un traitement des données sous le strict respect de la confidentialité.
L’externalisation à « longue distance » est encore un facteur qui renforce, si nécessaire, la gestion confidentielle du traitement des données, comme le fait que le personnel travaille au sein d’une structure dans laquelle il se sent considéré et épanoui dans le travail qu’il accomplit.
Dans certains travaux de recherche, le volume confié au traitement étant assez important, il ne peut être traité par une seule personne sous peine d’allonger les délais de remise au client.
Le travail se trouve alors scindé entre plusieurs intervenants, ce qui a pour conséquence que le personnel ne peut avoir une vision globale du dossier confié.
Qu’il s’agisse du traitement des données du patient ou de la dactylographie de travaux de recherches, toutes les procédures mises en place au sein de Dactylomed garantissent aux clients le strict respect de la confidentialité.
Depuis 15 ans de travail et de relation de confiance avec le milieu médical, cette confidentialité a toujours été assurée, parce qu’il y a des « barrières de sécurité dans les virages » mais surtout car l’équipe est consciente de ses responsabilités.
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