Documents médicaux

Optimiser la gestion de ses documents médicaux

Sommaire

Comme de toute évidence, les documents à caractères médicaux ainsi que les informations qu’ils contiennent doivent être traités d’une manière telle afin de garantir leur caractère confidentiel.

Quelques précautions ou mesures de sécurité doivent être mises en place afin justement d’éviter toute indiscrétion, volontaire ou plus généralement involontaire.

La cyber criminalité n’est pas un vain mot et l’actualité rapporte trop fréquemment le fait d’entreprises ayant été victimes de piratage, de prises de données sensibles…

Il ne s’agit pas de verser dans la paranoïa, de rester lucide mais surtout d’adopter certaines procédures qui permettent d’éviter ce genre de risque.

Externalisation et transfert de données

L’externalisation consiste à confier à une tierce entreprise ou une tierce personne extérieure à votre unité de travail, votre cabinet médical, un centre de diagnostic, le milieu hospitalier en général, une partie du travail que vous avez à gérer.

Dactylomed, spécialisé en transcription audio de données médicales (des comptes-rendus, des rapports médicaux, des résultats d’examen, d’analyses) est un partenaire externalisé mettant au service du monde médical toute son expertise.

L’externalisation implique donc un transfert de données entre deux entités, la vôtre et Dactylomed.

En tant que prestataire du milieu médical, en tant que médecin, vous avez pris les dispositions nécessaires afin d’assurer la confidentialité des données qui sont traitées et conservées au sein même de votre cabinet, de votre clinique, centre de diagnostic.

Dactylomed qui reçoit des données confidentielles de la part du milieu médical a également mis en place une procédure de gestion afin de traiter et de conserver ces données dans le plus strict respect des procédures de confidentialité.

Reste à ne pas oublier le transfert de ces données qu’il s’agisse de l’envoi (les fichiers audio, c’est-à-dire vos dictées) vers Dactylomed et par la suite l’envoi des fichiers Word (vos dictées traitées) vers votre cabinet ou entité médicale.

Certains se souviendront peut-être des « petites cassettes » du dictaphone que l’on remettait à un bureau de secrétariat, ou que l’on allait déposer dans la boite aux lettres tard le soir … en attendant la remise des courriers dactylographiés ?

L’externalisation ne date pas d’aujourd’hui, sauf que maintenant et grâce « aux mails » ni la distance, ni l’heure n’ont d’importance. La petite cassette d’il y a quelques années est devenue un fichier audio digitalisé et si l’envoi se fait à 10.000 km, ce sera encore et toujours une dactylo expérimentée qui prendra en charge la gestion de vos fichiers audio.

Chez Dactylomed nous croyons plus en l’humain que dans les technologies de la reconnaissance vocale afin de vous délivrer un travail de qualité. Vos dictées sont donc toujours prises en charge par un ou une dactylo, que l’on nomme plus généralement « opératrice ou opérateur » de saisie.

Envoi par mail et confidentialité

Il semble nécessaire de s’interroger quelque peu sur les garanties de confidentialité que peuvent offrir ou non l’envoi de données par mail.

Les services de messagerie, offrant donc la possibilité d’avoir une « adresse mail » sont nombreux et l’on n’a que l’embarras du choix. Si le propos n’est pas de faire un comparatif des différentes messageries existantes (d’autres l’ont déjà fait et surement mieux) on notera et c’est d’importance que certains services sont proposés de manière « gratuite » et d’autres de manière « payante ».

A première vue, une adresse mail créée et utilisée au départ d’une messagerie gratuite peut-être très performante, voire même parfois offrir plus que dans le cadre d’un service payant !

Des messageries comme Gmail, Yahoo, Hotmail pour n’en citer que quelque unes, sont très performantes et leur version gratuite satisfait généralement les utilisateurs.

La première question que l’on est en droit de se poser :

Pourquoi payer pour avoir une adresse mail, alors qu’il est possible d’en avoir une gratuite et qui de plus est très performante ?

Dans le cadre d’une utilisation professionnelle, qu’il s’agisse du milieu médical, ou autre, à cela près que les informations échangées dans le domaine médical sont soumises à des strictes règles de confidentialité, ce qui n’est surement pas le cas lorsqu’un prestataire de services adresse une offre à un de ses clients, il faut se demander justement « pourquoi le service est gratuit » ?

D’une manière très globale et sans rentrer dans les cas particuliers et les conditions d’utilisation des données en vigueur auprès des différentes messageries gratuites, il faut considérer que les données échangées par mail sont utilisées à des fins commerciales au sens le plus large.

Transmettre des données à caractère confidentiel, couvertes par le secret médical au moyen d’une messagerie gratuite, même très performante, n’est sans doute pas la meilleure chose à envisager.

De toute évidence avoir recours au service d’une messagerie payante et disposer donc d’une adresse mail plus sécurisée semble être la seule option afin de transférer des données sensibles en vue de leur traitement.

Utiliser une adresse mail payante pour plus de confidentialité

L’acquisition d’une adresse mail payante n’est pas à proprement parler « un investissement » puisqu’il n’en coutera que quelques euros, voire un tout petit peu plus en fonction des options souhaitées (comme la capacité de la boite mail, la taille des pièces jointes …).

Est-il nécessaire de préciser qu’il n’est pas nécessaire de disposer d’un site internet pour avoir à sa disposition une adresse mail payante.

Chacun n’est pas nécessairement familier avec tous les aspects de la messagerie, c’est pourquoi Dactylomed reste toujours à votre disposition afin de vous assister dans la mise en place d’une bonne procédure de transfert des fichiers (adresse mail) comme d’une manière plus générale afin d’aborder les différents aspects de l’externalisation de vos dictées.

Afin de garantir la confidentialité des transferts par mail, Dactylomed n’utilise que des adresses mail au certificat SSL (Secure Socket Layer, est un protocole de sécurité qui permet de sécuriser les échanges d’informations entre des appareils reliés à un réseau interne ou à Internet). Il s’agit d’adresses mails « payantes ».

Ce n’est que lorsque les deux adresses mails sont sécurisées (celle de Dactylomed, comme la vôtre) que la garantie de la confidentialité des transferts est assurée.

Procédures internes de sécurisation chez Dactylomed

Les fichiers réceptionnés chez Dactylomed, fichiers sous forme généralement de fichiers audio (autrement dit « les dictées) vont être conservés le temps de la saisie (la transcription de la dictée au format Word) et seront détruits une fois le paiement effectué.

En ce qui concerne les fichiers Word qui vous sont adressés, sauf instructions contraires, ils sont conservés le temps du paiement de la facture également et puis détruits.

Dactylomed peut assurer, à la demande de certains clients, l’archivage des fichiers Word et ce durant une durée déterminée d’un commun accord.

Dans ce cas, le fichier Word est verrouillé au moyen d’un mot de passe, ce qui rend sa consultation impossible. Il est donc conservé avec toutes les garanties de discrétion.

Afin de contrôler et de s’assurer de la parfaite sécurisation des fichiers en traitement et/ou en archivage, Dactylomed utilise ses propres disques durs pour le stockage et ne fait pas appel au Cloud (Le cloud est composé de serveurs dans des centres de données à l’échelle de la planète).

Confier le traitement de vos dossiers à Dactylomed, c’est bénéficier des services d’un prestataire spécialisé en saisie médicale, qui depuis plus de 15 ans est honoré de la confiance du monde médical.

Vous pourrez lire aussi :

DACTYLO MED